Servicios Societarios Electrónicos

En los últimos tres años, la normativa de las Sociedades de Capital ha experimentado continuos cambios. Internet ha facilitado la comunicación ordinaria entre los accionistas y se ha convertido en el vehículo de Juntas Generales gracias a la informatización de los mecanismos comunicativos. Así, se ha generado un nuevo modelo caracterizado por el aumento de las relaciones múltiples con la comunidad: la Sociedad y sus accionistas.

Publicación de una Sociedad

Con la aparición de la primera versión de la Ley de Sociedades de Capital, ya no es de carácter obligatorio, para realizar la convocatoria de Juntas Generales de Accionistas de cualquier sociedad, su publicación en los medios de comunicación, únicamente deberá comunicarse a través del Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).

Suponía entonces un importante gasto para las sociedades convocar una Junta General de Accionistas; actualmente su precio continua siendo altamente elevado a pesar de existir otras alternativas con las que las entidades societarias podrían ahorrarse este gasto; por ejemplo, publicar un anuncio en el periódico ABC tiene un precio de 534€, en El País (Módulo Financiero) el gasto es algo inferior, de 200€.

Como consecuencia han aparecido entidades que proveen, entre otras funciones, de simbólicos descuentos (Axesor) a las sociedades demandantes de este servicio.

Anteriormente, cuando la normativa vigente obligaba a referenciar las Juntas Generales de Accionistas por medio del BORME y los medios de comunicación, aparecían una fecha, un lugar, con la intencionalidad de someter a voto unos puntos señalados en el propio anuncio.

En la actualidad, según la Ley de Sociedades de Capital, Artículo 173:

  1. Salvo disposición contraria de los estatutos, la Junta General será convocada mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en la página web de la sociedad.
  2. Los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad o por cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, que asegure la recepción del mismo por todos los socios en el domicilio designado al efecto.

Publicación de Convocatoria, necesaria desde el nacimiento de una Sociedad

La actual normativa comunitaria promueve la participación transfronteriza de los accionistas en las empresas. De este modo, es posible la retransmisión de la Junta de forma online promoviendo la participación en ella mediante nuevos sistemas de participación a distancia.

Siguiendo este modelo, la ley española de Sociedades de Capital ha sufrido diferentes cambios como, por ejemplo, el permiso de publicar las convocatorias de juntas de accionistas en la página web de la organización.

Sin embargo, en este contexto es fundamental cumplir unos requisitos o medidas tecnológicas que permitan certificar el cumplimiento de las obligaciones societarias, es decir, la fehaciencia de las declaraciones.

En este contexto, se encuadran ciertos servicios de confianza en la nube, cuya principal caracterísitca es la certificación del cumplimiento de las condiciones necesarias para garactizar la validez legal del procedimiento en el ámbito societario.

Entre estos servicios destacan varios, que son cada vez más populares y están más extendidos:

  1. Comprobación fehaciente, procedimiento que permite comprobar la existencia de la convocatoria mediante HTML o PDF, certificando su disponibilidad durante todo el periodo previo a la Junta. Para ello, se utiliza el timestamping o sellado de tiempo, un sistema de certificación de contenido que acredita de forma fehaciente el momento de la publicación y la integridad del contenido, es decir, cuál es su contenido y qué periodo estuvo disponible.
  2. Notificaciones fehacientes o e-mail certificado, que tienen el mismo valor legal que el burofax y el certificado postal, aportando comodidad y menor coste que los anteriores.
  3. Voto electrónico, sistema para que los accionistas puedan expresar su voluntad en relación a las diferentes órdenes del día por medio de Internet, sin necesidad de desplazamiento físico de una forma sencilla y segura.
  4. Foro electrónico de accionistas, que permite la toma de contacto entre los accionistas previa a la Junta, de manera que se pueden resolver dudas sobre los temas a tratar previamente a la Junta, y promover diferentes propuestas.
  5. Sede electrónica societaria, desde agosto del año 2011, la normativa societaria permite desarrollar la Publicación fehaciente de acuerdos, convocatorias y otros documentos de interés sin la necesidad de realizar publicaciones en periódicos nacionales o regionales.

En definitiva, la adopción de las nuevas tecnologías ha provocado una evolución de los servicios societarios ofrecidos en el mercado para ayudar a las Sociedades de Capital a cumplir con sus obligaciones de información y gestión a sus accionistas.

Saber qué servicios se ofrecen en el mercado y la validez de los diferentes procedimientos desde el punto de vista del cumplimiento de la normativa legal es actualmente indispensable para aquellos miembros del Consejo de Administración incluidos en los procesos de Convocatoria y publicación. Para ello, dos veces al año, ofrecemos cursos intensivos por la mañana en el que se analizan estos servicios y se identifican los puntos críticos en la selección de los servicios societarios.

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