Factura Electrónica y no te compliques

¿Qué es?

La factura electrónica consiste en la transmisión de una factura o un documento análogo entre emisor y receptor a través de medios telemáticos o electrónicos. Se forman digitalmente, grantizando su integridad con certificados cualificados, de manera que tienen la misma validez legal que la tradicional factura en papel.

La consecuencia más relevante de este modelo de facturación es un buen control de las compras y las ventas, junto con el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa.

¿Cómo funciona?

Su funcionamiento es muy sencillo. La factura electrónica nace, previa conformidad del receptor, ya electrónicamente de manera que no es necesario imprimirla en ningún momento. Una vez enviada, además, no es necesario conservarla tal cual, sino que es posible simplemente conservar una copia o los documentos a partir de los que se generó la facturas (matriz).

Una vez que la factura ha sido recibida por el receptor, éste ha de guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica que acompaña a esa factura para poder realizar, en caso necesario, cualquier consulta o impresión futura.

Al igual que las de papel, las facturas electrónicas necesitan cumplir una serie de características. Tienen que presentar un número de factura, la fecha de expedición, la razón social tanto del emisor como del receptor y sus respectivos números del Documento Nacional de Identidad y sus domicilios, descripción de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria y, si la fecha de presentación del servicio fuera diferente a la de expedición, entonces también habría que indicar esta.

Pasarte a la Factura Electrónica te va a suponer encontrarte con muchas ventajas, empezando por un mayor ahorro, por algo tan simple como la reducción de uso de papel, eliminación de los gastos de franqueo, el gasto que supone usar los tradicionales medios de envío postal, etc.

Presenta además una mejora en la eficiencia, liberando tareas administrativas que pueden ser destinadas a otros aspectos productivos de las compañías.

La automatización que presenta este tipo de facturas consigue que se cuadren más fácilmente los apuntes contables y las comparaciones de documentos, optimizando la tesorería al disminuir el error humano; para ello también existe el control de acciones erróneas, puesto que a través de sistemas de alerta se detectan rápidamente problemas de contabilidad y facturación.

Se reduce el tiempo de gestión por su inmediatez en el envío y recepción; por este motivo, también se reducirá la toma de decisión en base a la factura. La administración y la contabilidad pasan a ser en gran parte automatizadas. Adicionalmente, la información se obtiene en tiempo real. Por último, hay que destacar que la factura electrónica favorece el acceso de los usuarios a medios de financiación como el factoring o el conforming.

Si todo esto te llama la atención, puedes informarte sobre el último borrador de la misma, la versión 4.0, pinchando aquí o descargarte el Manual de la Factura Electrónica.

Y si aún quieres ampliar más tus conocimientos sobre la misma, te invitamos a asistir a nuestro próximo curso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada, que celebraremos el 20 de febrero con D. Julián Inza, para que te enteres de absolutamente todo.

¿Encuentras alguna pega a empezar ya con la factura electrónica?

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