Digitalización certificada, todo ventajas

Ya os hemos hablado con anterioridad de la Digitalización Certificada y siempre os la hemos mostrado como la herramienta idónea para transformar los diferentes formatos no digitales de las facturas, en su formato digital, sin que pierdan su validez legal y con todas las ventajas que ello conlleva. Pero la Digitalización certificada presenta multitud de beneficios aplicables a cualquier tipo de documento, las facturas no son su campo exclusivo ¿Te las presentamos?

Si lees nuestro blog, ya sabrás que la Digitalización Certificada es la solución gracias a la cual es posible transformar los documentos en papel en documentos digitalizados; y si, nos referimos a documentos, por ello no se puede limitar exclusivamente a las facturas en papel (es aplicable a cualquier documento plasmado en una hoja). Así podemos utilizar la Digitalización sea cual sea nuestra empresa, porque el aporte de ventajas es cuantioso:

  • Ahorro de papel y de espacio: seguro que muchas veces te has dicho: “luego saco un rato y coloco bien los papeles”. Y es que, por no tener que ir de “la ceca a la meca”, al final todo se apila en el escritorio. Claro que esto no es obligatorio, la Digitalización Certificada de documentos te facilita el trabajo con los mismos; desde tu ordenador, a sólo un click, podrás acceder al archivo que buscas. Y olvídate de que te duelan los brazos por ir de un lado a otro de la oficina con montañas de papeles(a lo mejor exagero un poco)… ¡envíaselo a tu compañero por correo electrónico! Al tener todo más ordenado, la oficina se ve más limpia y esto, no sólo es una mejor imagen de cara a los clientes, si no un lugar de trabajo idóneo para los trabajadores.
  • Aumento de la seguridad: Por lo general, todo aquello que pasa de tener un carácter físico a uno digital, ve aumentada su seguridad siempre que se use con conocimiento de causa. Pues igual pasa con la Digitalización Certificada:
    • Tú eliges que parte de tu personal tiene acceso a esos documentos.
    • ¿Has perdido los originales? Menos mal que la Digitalización Certificada tiene la misma validez legal.
  • Simultaneidad de uso: Su nueva ubicación electrónica, permite que los usuarios puedan utilizar los documentos de manera simultánea, facilitando enormemente su labor y ahorrando tiempo.
  • Ahorro de dinero: Al igual que sucedía con la seguridad, todo aquello que pasa a ser digital conlleva un enorme ahorro. Concretamente el papel dejaría de ser prácticamente necesario y, en consecuencia, las impresoras. El espacio dedicado a ello podría dedicarse a otra cosa. Y seguramente que el número de individuos que formaban parte del proceso se ve reducido como consecuencia de la agilidad que se produce con la Digitalización Certificada. Probablemente, el gasto de envío de algunos documentos te haya supuesto un coste mayor de lo que cabría esperar, pues olvídate de eso y manda un email con toda la información.
  • Por todo ello es lógico que cada vez sea mayor el número de empresas que apuestan por esta revolución documental. Y es que, es difícil resistirse a ahorrar cuando todo son ventajas. Si estás convencido a digitalizar tus documentos salvaguardando su validez legal, no te pierdas el curso de “Factura Electrónica y Digitalización Certificada” el próximo 18 de noviembre en Madrid ¡Enterate de todo!

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