Digitalización Certificada, elimina el papel de la oficina

La Digitalización Certificada es el proceso gracias al cual es posible transformar los documentos en papel en documentos digitalizados, teniendo estos la misma validez legal, al ser obligatorio que vayan acompañados por una firma electrónica (que identifica al firmante y garantiza la integridad del contenido del fichero firmado para asegurar la validez fiscal mencionada con anterioridad).

Las primeras soluciones informáticas homologadas con la Agencia Tributaria de Digitalización Certificada de facturas tienen ya más de 6 años (aparecieron en 2008). En general, se puede consultar el software homologado en la propia página de la Agencia, a la que te dirigimos mediante este enlace. Este software homologado y las diferentes soluciones tienen validez exclusivamente para las empresas establecidas en España y en el resto de Europa.

Los documentos digitalizados tienen que ser conservados según su contenido original (el de papel), de forma ordenada y en función de unos plazos y condiciones establecidas.

Este “innovador” sistema de conversión ofrece a las empresas múltiples ventajas que garantizan un aumento de la optimización de los recursos administrativos.

Entre las ventajas que hay que destacar se encuentra en primer lugar la desaparición del archivo físico al pasar las facturas a un formato digital. Esto permite ahorar gran cantidad de papel y disminuir los costes de almacenamiento y administración del archivo, así como proporciona un importante ahorro de tiempo en cada consulta, puesto que permite la obtención de la información de manera inmediata y disminuye el tiempo de gestión.

Este ahorro en costes y tiempos proporciona un mejor entorno a la toma de decisiones y mejora el flujo de transacciones, puesto que se mejora el acceso a la información de las facturas, tanto a nivel interno de gestión como para las posibles auditorías de cuentas, que se vuelven más cómodas…

De manera indirecta se consigue, gracias a la automatización de la administración y la contabilidad (mediante la exportación de los datos de las facturas), una importante mejora en la eficiencia, optimizando la tesorería y, por supuesto, una mayor transparencia y eficacia del uso de recursos financieros.

Todo esto deriva finalmente en un significativo ahorro en costes globales.

Según los estudios realizados, esta nueva técnica puede suponer un ahorro que varía de 3€ a 7.88€ por factura. Si este formato además se integra de forma automática con el flujo de aprobación, entonces se estima que la cantidad de ahorro aumenta exponencialmente.

Para poder entender la Digitalización Certificada, es importante conocer los formatos estándares de uso común, de manera que puedas identificar los tipos de archivo habituales:

  • ISO 19005 (PDF/A)
  • PNG
  • JPEG 2000
  • Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior
  • TIFF 6.0 ó superior

Si aun te quedan dudas, puedes ampliar información visitando la web de Digitalización Certificada o nos puedes llamar pidiéndonos información ya sea porque quieras implantar una solución de terceros, homologar tu propia solución de Digitalización Certificada o integrar otra solución en tu sistema. Intentaremos ayudarte o mandarte información sobre empresas que ofrezcan soluciones para tus necesidades.

Y si lo que te interesa es formarte en este tema, te recordamos que ya te puedes inscribir en nuestro curso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada el próximo día 4 de abril en el hotel Meliá Avenida de América.

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